Capítulo 4. Información sobre la gobernanza Estado de Información No Financiera Consolidado e Información sobre Sostenibilidad del Grupo PRIM 2024 185 Procedimiento de liquidación de gastos, que actúa como marco descriptivo de las prácticas permitidas en la organización en relación con el gasto corporativo. Reuniones con equipos comerciales para explicar el procedimiento de gastos y las fichas de autorización de actividades según el Código Ético de FENIN. Aplicación informática para la liquidación de gastos: mejora el control y la trazabilidad del gasto. Esta herramienta, además, cuenta con un sistema de alarmas que detecta posibles irregularidades del gasto a reportar conforme al procedimiento corporativo. Verificación de las actividades reguladas por el Código Ético de FENIN: actuaciones que deben ser previamente aprobadas por el sistema de autorizaciones de la organización, que requiere la autorización del departamento de Cumplimiento para su ejecución. Revisiones aleatorias de las liquidaciones de gastos, con especial foco en área comercial: el departamento de Cumplimiento, entre sus funciones asignadas, realiza de forma periódica verificaciones de las liquidaciones de gastos realizadas por los colaboradores internos, con el fin de asegurar la aplicación de las normas internas. Canal de consultas sobre la aplicación de procedimientos. Investigación de las comunicaciones en materia de corrupción y soborno La compañía, además, puede recibir comunicaciones en materia de corrupción y soborno a través del Canal Ético de la organización, anónimo y abierto a todos los grupos de interés. Estas comunicaciones se analizan de forma preliminar antes de emitir una primera comunicación al informante. En esta fase inicial, el responsable del Sistema de Interno de Información, el Director de Cumplimiento, analiza la información recibida y valora si los hechos descritos pudieran constituir la posible comisión de un incumplimiento o infracción de la legislación vigente, de las políticas y procedimientos internos de PRIM o de sus valores y principios éticos. Esta valoración inicial es comunicada al informante exponiendo los argumentos que respaldan la motivación de su admisión, rechazo o redirección de la comunicación al canal más adecuado. En caso de ser admitida a trámite, se activa conforme a los plazos establecidos en el Procedimiento, se inicia la apertura de una investigación interna y la designación de un equipo instructor, adecuado para cada caso.
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